MiAK ARŞİVLEME YÖNERGESİ (2021) (15.06.2021 MiAK Yönetim Kurulu’nda kabul edilmiştir.)

1. DAYANAK, AMAÇ VE KAPSAM Bu yönerge, “Mimarlık Eğitimi Akreditasyon Derneği (MiAK)” Tüzüğünün, MiAK ve MiAK kurul, komite ve komisyonlarının çalışmaları ile ilgili belge ve raporların saklanmasını düzenleyen 27. maddesi uyarınca hazırlanmıştır. Amacı akreditasyon süreç ve sonuçlarına ilişkin belgeler ve raporlar dahil olmak üzere, MiAK çalışmalarına ilişkin belge ve raporların saklanma usulleri ve sürelerini belirlemektir.

2. TANIMLAR VE KISALTMALAR Bu yönergede geçen:
a) MiAK, Mimarlık Eğitimi Akreditasyon Derneği’ni,
b) Genel Kurul, MiAK Genel Kurulu’nu,
c) Yönetim Kurulu, MiAK Yönetim Kurulu’nu,
d) MiAK-MAK, MiAK adına mimarlık eğitim programlarının değerlendirilmesi ve akreditasyonu için gerekli çalışmaları yürüten Mimarlık Akreditasyon Kurulu’nu, tanımlamaktadır

3. SORUMLULUK 
a) MiAK çalışmalarına ilişkin belge ve raporlar düzenli biçimde arşivlenir ve saklanır. Yönetim Kurulu Başkanı, MiAK resmi belge ve raporlarının güvenli biçimde arşivlenmesi ve saklanmasını temin eder.
b) MiAK akreditasyon verdiği programların listesini, verilen akreditasyonların türlerini ve geçerlik sürelerini düzenli bir biçimde kayıt altında tutar.

4. AKREDİTASYON SÜRECİ VE SONUÇLARINA İLİŞKİN RAPOR VE BELGELER
a) Akreditasyona başvuran bölümler ve bağlı bulundukları kurumların niyet mektupları, en son hazırlanmış özdeğerlendirme raporları, ziyaret takımı önraporları ve sonuç raporları, yıllık rapor değerlendirmeleri ve akreditasyon belgeleri MiAK Ofisinde saklanır. 
b) Son beş (5) yıla ait ziyaret takımı önraporları ve sonuç raporları, yıllık rapor değerlendirmeleri ve akreditasyon belgeleri Dernek ofisinde saklanırlar.
c) Özdeğerlendirme raporları on (10) yıl süre ile saklanırlar. Kurumlara ait yayınlar (katalog, makale vb) MiAK Dernek Arşivi veya Kütüphanesinde arşivlenebilir.
d) Beş (5) yıldan daha eski ziyaret takımı önraporları ve sonuç raporları, yıllık rapor değerlendirmeleri ve akreditasyon belgeleri saklanma süresi belirsizdir, sayısal ortamda bir saklama alanında saklanmaya devam edilir.
e) Akreditasyon koşulları ve yıllık MiAK-MAK Çalışma Raporlarının saklanma süresi (5) yıldır.
f) Programlara ait deliller, not belgeleri, yazışmalar ve değerlendirme raporları beş (5) yıl süre ile saklanır.
g) Değerlendirici kayıtları basılı olarak ve elektronik ortamda güncel halde tutulur.
h) Özdeğerlendirme raporları, ziyaret takımı önraporları ve sonuç raporları, yıllık rapor değerlendirmeleri ve akreditasyon belgeleri deliller, yazışmalar, notlar vb. “HİZMETE ÖZEL” olarak tanımlanır. Bu kayıtlar yalnızca MiAK Yönetim Kurulu üyeleri, MiAK-MAK üyeleri ve Genel Sekreterin erişimine açıktır.
i) Akreditasyon sürecini tamamlamamış başvurular bir (1) yıl sonra imha edilirler.

5. PERSONEL KAYITLARI
a) Dernekten ayrılan çalışanların maaş ve vergi kayıtları da dahil olmak üzere, tüm dosyaları ayrıldıkları tarihten itibaren on (10) yıl süre ile saklanır.
b) İş başvuruları üç (3) yıl süre ile saklanır.
c) Çalışanların sosyal sigorta kayıtları ilgili kanun çerçevesinde saklanır.

6. EĞİTİM KAYITLARI
Çalıştay organizasyonu e-posta yazışmaları (oteller, eğiticiler ve benzeri) elektronik ortamda, Çalıştay Kesin Kayıt Formları, dekontlar, katılım listeleri (katılım sertifika seri numaralı) ise, Eğitim
Klasöründe saklanır.

7. DERNEK KAYITLARI
a) Genel Kurul, Yönetim Kurulu, MIAK-MAK ve Dernekte görev yapan Komitelerin toplantı tutanakları, tüzük, çalışma yönetmeliği, sözleşmeler, iş anlaşmaları, ruhsatlar, başka kurumlarla yapılan anlaşmalar ve mutabakatlar, kira sözleşmeleri, bağış kayıtları ve ticari markaların saklanma süreleri belirsizdir.
b) Meslek kuruluşları ve benzeri tüzel kişilerin MiAK üyeliğine başvuru dilekçelerinin saklanma süresi (5) yıldır.
c) Sözleşmeler, sözleşme süresinin bitiminden dört (4) yıl sonrasına kadar saklanır.
d) Sigorta poliçeleri poliçe süresinin bitiminden üç (3) yıl sonrasına kadar saklanır.
e) İnşaat ve tadilat kayıtlarının saklanma süreleri (3) yıldır.
f) Kira ödeme kayıtları kira sözleşmesi süresinin bitiminden dört (4) yıl sonrasına kadar saklanır.
g) Üyelere ilişkin “Üye Kayıt ve Bilgi Formları” ve gerekli dokümanlar ilgili “Üye Dosyası”nda saklanır ve yeni üyelere ilişkin form ve dokümanlar Koordinatör tarafından dosyalarına eklenir. Üye bilgileri ayrıca elektronik ortamda da saklanır.

8. MALİ KAYITLAR
a) Dernek defterleri, denetleme raporları, muhasebe kayıtları, yıllık mali raporlar, vergi belgeleri saklanma süresi (3) yıldır.
b) Muhasebe, masraf ve envanter kayıtları, borç ödeme emirleri, satış kayıtları on (10) yıl süre ile saklanır.
c) Banka kayıtları, iptal edilmiş olan çekler, borç kayıtları ve elektronik ödeme kayıtları on (10) yıl süre ile saklanır.

9. ARŞİV GÜVENLİĞİ VE ERİŞİM
 “Akreditasyon Kayıtları Arşivi”ne erişim MiAK Yönetim Kurulu Başkanı’nın iznine tabidir. Yönetim Kurulu Başkanı’nın erişim yetkisi verdiği kişiler arşivlerden yararlanabilir. Arşive erişim izni verilen kişilerin kaydı tutulur.

10. ÇOĞALTMA VE ÖDÜNÇ VERME
a) Akreditasyon süreci ve sonuçlarına ilişkin belgeler ve raporlar üçüncü kişiler ve kurumlarla hiçbir şekilde paylaşılmaz.
b) Arşivde bulunan belge ve raporların aslı hiçbir sebep ve suretle arşivden dışarıya verilemez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir, mahkemelerin tayin ettiği bilirkişiler ve/veya ilgili dairelerin görevlendirdiği yetkililer tarafından yerinde incelenebilir.
c) Arşivlenen belgelerin Dernek etkinliklerinde kullanılmak üzere çoğaltılması ve/veya ödünç verilmesi MiAK Yönetim Kurulu Başkanı’nın iznine tabidir.

11. AYIKLAMA VE İMHA
a) Bu Yönergede belirlenmiş olan saklanma süreleri dolan belge, rapor ve benzeri malzemeler Dernek Yönetim Kurulunun oluşturacağı bir komite tarafından ayıklanır ve imha edilir.
b) Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, saklanmaları belli sürelerde kanun ve diğer mevzuatla belirlenmiş olanlar (özel mevzuat hükümlerine göre gerekli görülenler) ile herhangi bir davaya konu olan malzemeler belirtilen süre ve mevzuatın tayin ettiği zaman sınırı içerisinde ve/veya davanın sonuçlanmasına kadar ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

12. ELEKTRONİK ORTAMDA KAYDEDİLEN ARŞİV MALZEMESİ
a) Elektronik ortamlarda bulunan bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla yedekleme yapılır.
b) Bu tür malzemelerin saklanma, tasnif, devir ve benzeri arşiv işlemlerinde diğer tüm malzemeler için uygulanan hükümler uygulanır.

13. MiAK İKTİSADİ İŞLETME BELGELERİNİN SAKLANMASI
MiAK belgelerinin saklanması ile ilgili olarak bu Yönergede tanımlanan usuller MiAK İktisadi İşletmesi’nin belgelerinin saklanması için de aynen uygulanır.

14. YÖNERGEDE DEĞİŞİKLİK
Bu Yönergede gerektiğinde değişiklik yapılabilmesi için Dernek Yönetim Kurulu bir komite görevlendirir. Bu komite tarafından hazırlanan değişiklik önerileri Yönetim Kurulu'na sunulur. Öneriler geldikleri tarihten sonra yapılacak Yönetim Kurulu'nun ilk toplantısında gündeme alınır ve karara bağlanır.

15. YÜRÜRLÜK
a) Bu Yönerge Dernek Yönetim Kurulu tarafından onaylandığı tarihten itibaren yürürlüğe girer.
b) Bu Yönerge yürürlüğe girdiğinde arşivde bulunan belgeler bu hükme göre değerlendirilir, arşiv dışı kalanlar ayıklanır ve arşiv düzeni usulüne uygun oluşturulur.

16. YÜRÜTME a) Bu Yönerge hükümlerini MiAK Yönetim Kurulu Başkanı yürütür.
b) MiAK’ta arşivlenen tüm yazışma, dosya ve belgeler MiAK Yönetim Kurulu Başkanı’nın görev süresi bitiminde belirlenecek yeni başkana tutanakla devredilir.